Comment gérer votre boîte de réception d’emails – le guide définitif

Surveiller votre boîte de réception d’emails peut facilement devenir un cercle vicieux. Même si vous la vérifiez quotidiennement, une boîte de réception indisciplinée peut devenir incontrôlable – encombrée d’abonnements, de notifications Google Docs et que sais-je encore ! La lutte est réelle.

Mais, avec quelques habitudes de messagerie saines, vous pouvez gérer votre boîte de réception sans interrompre votre emploi du temps ou causer un stress supplémentaire. Avec moins de chaos et de désordre dans les courriels, vous stimulerez votre productivité, récupérerez du temps dans votre emploi du temps et reprendrez le contrôle de votre travail. Vous avez choisi de ne pas vous déconnecter de toutes les applications accessibles durant votre session ? La plateforme urbanweb peut vous aider, retrouver toutes les informations sur le lien : se connecter à urbanweb

Les défis de la gestion d’une boîte de réception de courriels en hausse

Réveillez-vous. Vérifiez les e-mails. Être débordé. Vérifier à nouveau les emails plus tard (peut-être).

Nombre d’entre nous ont des journées qui se déroulent exactement comme cela… Ou du moins une version de cela.

Peut-être que vous négligez la gestion des emails parce que vous pensez que ce sera trop difficile et trop long à maîtriser. Il vaut mieux laisser ces e-mails tranquilles, non ? Le problème, c’est que vous savez qu’ils se cachent toujours, et qu’ils grignotent l’espace de votre boîte de réception (et de votre esprit).

 

Transformer le chaos en calme : comment gérer votre boîte de réception de courriels

 

Discutons de ces conseils pour gérer votre boîte de réception de courriels :

 

  • Dire non aux déchets

On dit que si vous ne portez pas un vêtement pendant au moins 60 jours, vous ne le porterez plus jamais. Mais ces pièces prennent la poussière dans votre placard et occupent de l’espace que vous pourriez consacrer à des vêtements qui vous apportent de la joie.

Ce n’est pas très différent avec votre boîte de réception d’emails.

Si ces emails ne vous ont pas profité au cours des 3 à 6 derniers mois, il est peu probable qu’ils vous aident à l’avenir. De plus, si vous avez supprimé au moins 3 emails d’un expéditeur, considérez cela comme une opportunité de vous désabonner. Les e-mails qui n’apportent pas de valeur à votre vie contribuent à l’encombrement.

 

  • C’est OK de laisser partir les anciens e-mails

Se désabonner des services de messagerie qui ont encombré votre boîte de réception pendant des mois ou des années peut apporter une certaine angoisse. Que faire si vous avez besoin d’accéder à ces informations à l’avenir ?

Trouvez-moi un idéaliste, mais je crois fermement que ce dont vous avez besoin viendra à vous au moment exact où vous en aurez besoin. Mais si vous hésitez, désabonnez-vous quand même pour libérer votre boîte de réception, mais notez le nom et le site Web de l’expéditeur dans un journal ou une application pour vous y référer ultérieurement.

En outre, lorsque vous vous désabonnez, vous n’êtes pas obligé de supprimer ces e-mails pour toujours. Les archiver vous permettra de les rechercher si le besoin s’en fait sentir, mais ils n’encombrent plus votre boîte de réception !

  • Organiser vos emails et définir des règles/filtres de boîte de réception

Organiser vos emails en catégories et dossiers spécifiques pour donner une certaine structure à votre boîte de réception et gagner du temps. L’organisation du courrier électronique réduit le temps nécessaire pour retrouver des messages ciblés par sujet à l’avenir. Gmail et Outlook offrent des moyens simples de configurer cela.

Vos catégories peuvent être liées à vos priorités personnelles ou professionnelles ou basées sur une organisation de la boîte de réception qui correspond à votre style de vie. Par exemple, si vous êtes un responsable du recrutement ou des ventes, vos catégories pourraient ressembler à quelque chose comme ceci :

  • Demandes de vente ;
  • Suivi des ventes ;
  • Comptabilité ;
  • Délivrables ;
  • Personnel ;
  • Réunions.
     

Organiser vos emails et les placer dans différents dossiers permet de les localiser facilement. Mais il est toujours chronophage de catégoriser manuellement les emails. C’est là que les règles/filtres automatisés entrent en jeu.

Par exemple, vous pouvez acheminer les emails professionnels vers un dossier appelé “Suivi” ou “En attente”. Si vous avez plusieurs courriels professionnels qui se connectent à différents sujets, segmentez vos courriels dans des dossiers distincts et configurez un déclencheur pour chaque courriel en fonction de l’objet du message (finances de l’entreprise, réunions futures, personnel/collègues).

Pour vos courriels personnels, par exemple, si vous commandez régulièrement chez Amazon, configurez une règle qui inclut l’adresse courriel d’Amazon. Votre boîte de réception transférera automatiquement les e-mails qui incluent l’adresse d’Amazon vers votre dossier ” Commandes Amazon “.

Voici d’autres idées de routage d’e-mails :

  • Routage d’e-mails spécifiques vers des dossiers organisés par catégorie ;
  • Définition de filtres pour ajouter un code couleur ou des étiquettes aux e-mails
  • Définition de filtres par adresse e-mail, mots spécifiques ou expéditeur ;
  • Prioriser en fonction de l’activité (répondre immédiatement, répondre plus tard, en attente).